La CILAM et GEODE, une collaboration efficace
La CILAM simplifie le traitement de ses factures avec Avanteam Process Studio via une plateforme collaborative permettant la dématérialisation des documents et des process.
Créée en 1964, la Compagnie Laitière des Mascareignes, ou CILAM, est la principale entreprise de l'industrie laitière sur l'île de La Réunion. En 2000, d'après la préfecture de La Réunion, elle détenait 60% du marché local. L’usine, située à Saint-Pierre, traite environ 55 000 tonnes de jus et de produits laitiers par an. Franchisée de marques internationales (Yoplait, Candia, Réa), la CILAM développe, produit et commercialise également ses propres marques à forte notoriété telles que Piton des Neiges, Lovelac, Diego ou encore Australine.
Présentation du projet : Gestion dématérialisée des factures fournisseurs
Fort de son statut de leader sur le marché de l’agroalimentaire local, le Groupe CILAM traite environ 20 000 factures fournisseurs par an, reçues par e-mail ou au format papier pour les différentes entités juridiques du groupe sur 5 sites physiques distincts. La transmission manuelle de ces factures au format papier posait des problèmes réguliers et générait des coûts de traitement importants (temps homme, flux importants de documents papiers, stockage des factures et des pièces associées, …).
La CILAM disposait déjà de compétences internes considérables sur son logiciel de gestion intégré. En revanche, elle ne bénéficiait pas d’une plateforme de collaboration à proprement dite. Elle a fait appel à GEODE afin de l’aider à créer un outil transversal au service de l’ensemble de ses collaborateurs.
Phase 1 : Les objectifs
Plusieurs besoins d’applications de collaboration ont été identifiés afin de permettre de fédérer les bonnes pratiques au sein de l’entreprise. Le premier besoin concernait la gestion des factures fournisseurs : la CILAM cherchait une solution permettant de gérer le processus de validation de façon optimum avec en bout de chaîne un classement structuré des documents pour un accès simple et sécurisé.
Les objectifs du projet ont été définis comme suit :
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré à la recherche de l’information (mail, papier, fichier bureautique...)
- Améliorer le respect et la traçabilité des processus internes.
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information entre les sites et les services et permettre à l’ensemble des acteurs impliqués (réception, bon à payer, comptabilisation, validation, paiement etc. ...) d’interagir de manière structurée et efficace.
- Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
- Sécuriser les documents d’entreprise.
- Simplifier les contrôles et améliorer le traitement des litiges,
- Respecter les obligations légales et les engagements pris auprès des fournisseurs.
- Avoir une vue synthétique des factures associées à une commande ou un container (factures fournisseurs, assurance, fret…).
Phase 2 : le retour d’expérience
Les résultats ne se sont pas fait attendre, les retours des collaborateurs ont été très positifs. Le chef comptable se réjouit de ses nouvelles conditions de travail : « Nous avons été accompagnés sur le projet par la société GEODE qui nous a aidé à structurer notre besoin et à répondre à nos nombreuses interrogations ; le retour d'expérience est très positif, moins d'armoire et de fourniture de bureau et surtout des archives numériques pour ne plus avoir à rechercher dans nos archives papiers. »
« Avanteam Process Studio est simple à utiliser et intuitif, les collaborateurs ne nous appellent plus pour avoir des informations sur les factures de nos fournisseurs, ils sont informés en temps réels de leur traitement. Nous gagnons un temps important et nous pouvons nous recentrer sur notre métier », témoigne la gestionnaire comptable.
Les échanges entre les sites et les services sont plus fluides et les conditions de travail sont améliorées : « Le service approvisionnement et le service comptabilité ont collaboré sur le projet de façon exemplaire ; ils travaillent toute la journée de concert, il était primordial que l'application en tienne compte », indique le responsable des achats.
« L’accompagnement de GEODE a été complet, explique l’assistante import/export, Benoit ORTNER de GEODE a su traiter des demandes annexes au projet principal pour faciliter notre quotidien dans le suivi de dossiers spécifiques liés à l'approvisionnement. »
« Une partie importante du projet a consisté à mettre en place différents échanges entre le logiciel de gestion intégré de la CILAM et la base documentaire pour que les utilisateurs n'aient pas de double saisie à faire et qu'ils puissent disposer de toutes les données financières pertinentes associées aux documents », précise M. ORTNER, responsable technique du projet pour la société GEODE, « ce travail a été facilité par la collaboration exemplaire et l'expertise du service informatique de la CILAM. »
« Sur ce projet nous avons développé une interface spécifique que nous avons baptisé "parapheur" pour que la direction puisse valider des lots de plusieurs centaines de factures avec un confort maximum », précise J.S ASSENS de GEODE.
La digitalisation des échanges est une voie très encourageante et le voyage ne s’arrête pas ici. Comme le souligne la responsable financière de la CILAM : « Nous avons mis en place un premier projet avec l'aide de GEODE, le module a été mis en production en 4 mois. Mais nos besoins en dématérialisation des processus et des documents sont importants, d'autres projets vont démarrer dans les mois à venir. »
La société GEODE : Le partenaire de vos documents
GEODE a été créée en 2000 dans le cadre du lancement par HP d’une nouvelle gamme de périphériques destinée aux professionnels. Nous sommes intégrateur de solutions informatiques et nous disposons d’une expertise globale en termes de conduite de projets et d’un haut niveau de compétences techniques. Nous pouvons vous accompagner dans tous vos projets documentaires : périphériques d’acquisition et d’impression, logiciels de dématérialisation de vos documents et de vos processus (courriers, achats, factures), gestion électronique de vos documents (GED, ECM).
Quel que soit la taille de votre organisation et vos objectifs, que vous recherchiez une solution clef-en-main ou une « brique » applicative à intégrer à votre système informatique, GEODE a une solution pour vous.
Contact :
GEODE
50 route Gabriel Macé - La Bretagne
97490 SAINTE-CLOTILDE
Tél : 0262 269 888